Każda osoba odwiedzająca naszą firmę jest przed wizytą rejestrowana w naszym systemie zarządzania odwiedzającymi. W tym celu potrzebujemy Państwa następujących danych:

*Informacje obowiązkowe:

Nazwa firmy, imię, nazwisko, adres e-mail, numer rejestracyjny samochodu.

Ponadto podczas Państwa wizyty rejestrujemy godziny zameldowania i wymeldowania

Cel:
nazwa firmy, imię, nazwisko, godzina zameldowania i wymeldowania:  Potrzebujemy tych danych, aby móc zaprotokołować wejścia gości na teren naszej firmy. Ta kontrola dostępu stanowi między innymi środek służący spełnieniu wymogów dotyczących środków technicznych i organizacyjnych w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych, określonych w art. 32 RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych UE).

Ponadto w sytuacjach awaryjnych wiemy, którzy goście przebywają aktualnie na terenie firmy. Mogą to być informacje o kluczowym znaczeniu, np. dla straży pożarnej w przypadku pożaru.

Nazwa firmy jest nam potrzebna, aby w przypadku zbieżności nazwisk gości móc ich lepiej zidentyfikować. 

Adres e-mail:
aby móc przed Państwa wizytą przesłać Państwu niezbędne instrukcje dotyczące bezpieczeństwa oraz informacje o ochronie danych, a Państwo mogli potwierdzić zapoznanie się z nimi. 

Numer rejestracyjny samochodu: 
zapisujemy go, aby móc powiadomić Państwa w takich przypadkach, jak nieprawidłowe parkowanie lub uszkodzenia.

Dane te nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż wymienione powyżej.

Podstawa prawna:

Nazwa firmy, imię, nazwisko, godzina zameldowania, godzina wymeldowania:
artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny dotyczący kontroli dostępu).

Ponadto art. 6 ust. 1 lit. d RODO. W ten sposób można lepiej chronić żywotne interesy osoby, której dane dotyczą. Również art. 6 ust. 1 lit. f. Uzasadnionym interesem jest tutaj to, że w sytuacji awaryjnej dane te pozwalają zapobiec zagrożeniu życia i zdrowia odwiedzających. Np. w razie koniecznej ewakuacji wiemy wówczas, którzy goście nadal przebywają na terenie firmy.  Interesy lub prawa osoby, której dane dotyczą, nie są naruszane. 

Adres e-mail:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest przekazanie Państwu przed Państwa wizytą niezbędnych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa oraz informacji o ochronie danych, a także umożliwienie Państwu potwierdzenia zapoznania się z nimi. Dzięki temu skraca się czas zameldowania. Nie powoduje to ograniczenia interesów ani praw osoby, której dane dotyczą.

Numer rejestracyjny samochodu:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest to, abyśmy mogli niezwłocznie powiadomić Państwa w przypadku nieprawidłowego parkowania lub uszkodzeń powstałych podczas Państwa wizyty. Nie stanowi to ograniczenia interesu zasługującego na ochronę.

Informacje dobrowolne:

tytuł, siedziba firmy, numer telefonu, pole wyboru „Przełożony”. 

Cel:

Tytuł: abyśmy mogli zwracać się do Państwa zgodnie z Państwa życzeniem, np. w treści wiadomości e-mail.

Siedziba firmy: jeśli Państwa firma posiada kilka siedzib, będziemy mogli lepiej Państwa zidentyfikować.

Numer telefonu: abyśmy mogli w razie potrzeby, np. w sytuacjach awaryjnych, szybko Państwa poinformować.

Pole wyboru „Przełożony”: dzięki temu wiemy, że to Państwo są pierwszą osobą kontaktową we wszystkich sprawach związanych z wizytą oraz że w razie potrzeby mogą Państwo zajmować się grupą odwiedzających, w której nie rejestruje się poszczególnych gości.

Dane te nie są wykorzystywane do żadnych innych celów niż wymienione powyżej.

Podstawę prawną stanowi tu

Tytuł:  art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest w tym przypadku możliwość zwrócenia się do Państwa w wiadomości e-mail potwierdzającej rejestrację zgodnie z Państwa życzeniem. Nie narusza to zasługującego na ochronę interesu osoby, której dane dotyczą, ponieważ podanie tych danych ma charakter całkowicie dobrowolny.

Siedziba firmy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest w tym przypadku to, abyśmy mogli lepiej Państwa zidentyfikować, jeśli Państwa firma posiada kilka siedzib.

Numer telefonu: art. 6 ust. 1 lit. d RODO.

Pole wyboru „Przełożony”: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest w tym przypadku to, że wiemy, iż przybywają Państwo z grupą odwiedzających i wówczas to Państwo przekazują instrukcje dotyczące bezpieczeństwa pozostałym uczestnikom tej grupy.

Usunięcie danych: 

dane zostają usunięte po upływie 1 roku. Jeśli w tym okresie odwiedzą nas Państwo kilkakrotnie, termin usunięcia danych zacznie biec od nowa. 

Przekazywanie danych:

Dane mogą zostać przekazane podmiotom przetwarzającym, z którymi zawarliśmy umowę o przetwarzaniu danych na zlecenie zgodnie z art. 28 RODO.

Ponadto w nagłych wypadkach dane mogą zostać przekazane służbom ratowniczym, np. straży pożarnej.

Przekazanie danych organom ścigania (np. policji) następuje wyłącznie w przypadku zaistnienia odpowiedniej podstawy prawnej.

Potwierdzenie zapoznania się z instrukcją bezpieczeństwa i informacjami o ochronie danych.

Przed Państwa wizytą prześlemy Państwu pocztą elektroniczną nasze instrukcje bezpieczeństwa oraz niniejsze informacje o ochronie danych. Prosimy w tym mailu o potwierdzenie, że zapoznali się Państwo z instrukcją bezpieczeństwa oraz informacjami o ochronie danych.

Państwa prawa:

Zgodnie z unijnym rozporządzeniem RODO przysługują Państwu następujące prawa:

Prawo do informacji zgodnie z art. 15 RODO, prawo do poprawiania danych zgodnie z art. 16 RODO, prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, prawo do wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO, prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO, prawo do wycofania zgody, a także prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych www.ldi.nrw.de.

Użytkownik, jego przedstawiciele prawni oraz osoby działające w jego imieniu ponoszą odpowiedzialność za naruszenie nieistotnych zobowiązań umownych wyłącznie w przypadku umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa.

W przypadku szkód spowodowanych przez niedbalstwo użytkownik, jego przedstawiciele prawni oraz osoby działające w jego imieniu ponoszą odpowiedzialność wyłącznie w razie naruszenia obowiązku, którego wypełnienie w ogóle umożliwia prawidłową realizację umowy i na którego przestrzeganiu odwiedzający / pracownicy firm zewnętrznych regularnie polegają i mogą polegać (istotny obowiązek umowny / obowiązek kardynalny), jednak w zakresie wysokości ograniczoną do szkód przewidywalnych w momencie zawarcia umowy i typowych dla danej umowy.

Wyraźnie wyłączone z powyższych wyłączeń i ograniczeń odpowiedzialności jest naruszenie życia, nietykalności cielesnej i zdrowia, wynikające z umyślnego (§ 276 III niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB) lub wynikającego z niedbalstwa (§ 276 II niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB) naruszenia obowiązków przez użytkownika lub umyślnego lub wynikającego z niedbalstwa naruszenia obowiązków przez przedstawiciela prawnego lub osoby działające w jego imieniu (§ 278 niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB) użytkownika, a także za inne szkody wynikające z rażącego niedbalstwa użytkownika lub umyślnego lub rażącego niedbalstwa przedstawiciela prawnego lub osób działających w jego imieniu wykonujących zobowiązania w imieniu użytkownika w rozumieniu §§ 309 nr 7 a) i b) niemieckiego kodeksu cywilnego, BGB. Ponadto powyższe wyłączenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku naruszenia obowiązku, którego wypełnienie w ogóle umożliwia prawidłową realizację umowy i na którego przestrzeganiu sprzedawca regularnie polega i może polegać (istotny obowiązek umowny / obowiązek kardynalny); w tym zakresie obowiązuje wyłącznie ograniczenie odpowiedzialności określone w powyższym akapicie.